Universidad de las Américas

Un servicio eficiente de impresión es indispensable en el desarrollo académico de los estudiantes de una institución. La posibilidad de imprimir trabajos y reportes desde múltiples ubicaciones en el recinto académico es vital para que los estudiantes puedan desempeñar sus funciones de forma práctica y productiva.

El compromiso de la UDLA es incorporar a las actividades diarias de sus miembros, los recursos de tecnología con los que cuenta la universidad y que sirven de apoyo dentro de las distintas disciplinas y áreas de conocimiento.

La Universidad de la Américas Puebla es una de las instituciones docentes de mayor prestigio de México. Fue fundada en 1940 en la ciudad de México con el nombre de Mexico City Collage, como una escuela de los dos primeros años universitarios. Hoy en día se distingue por ofrecer 39 programas de licenciatura, 22 de maestría y dos doctorados en una variedad de áreas del conocimiento, incluyendo las Artes y Humanidades, Ciencias Sociales, Ingeniería y Negocios.

Acreditada por la Southern Association of Colleges and Schools de los Estados Unidos de Norteamérica (SACS) y por medio de la Federación de Instituciones Mexicanas Privadas de Educación Superior (FIMPES), la UDLA cuenta con una matricula de 8,412 estudiantes y una planta de 688 profesores del más alto nivel docente

La Universidad de las Américas buscaba un proceso automatizado de impresión que le permitiera ofrecer un servicio de calidad a todos sus estudiantes a través de sus computadoras personales y de los centros de cómputo con los que cuenta la universidad.

• El servicio de impresión tendría que ofrecerse las 24 horas del día los 7 días de la semana.
• El servicio debería de incluir 30 puntos de impresión dentro del campus universitario, incluyendo bibliotecas, centros de computo, centro de estudiantes, etc.
• Los estudiantes deberían poder mandar a imprimir en cualquier parte del recinto universitario y pasar por su documento impreso desde cualquiera de las 30 estaciones de impresión.
• El sistema debería permitir, de forma confiable y fácil, el cobro por la impresión a cada estudiante.
• El sistema debería garantizar un retorno de la inversión para continuar ofreciendo la más alta tecnología en la institución.
• La solución a implantarse además debería contar con la capacidad suficiente de mantener, suministrar y manejar los equipos para satisfacer las necesidades de impresión de la UDLA y con la que se pudiera reducir costos, eliminación de desperdicio de papel y tóner.

Después de realizar una amplia investigación de posibles servicios y tecnología de impresión disponibles en el mercado la UDLA, apoyada por la consultaría de Tecnificarte, decidió implementar la Solución de Impresión Lexmark que automatizan los procesos de impresión con cobro por página para impresiones en blanco y negro o a color según sea el caso.

La UDLA decidió instalar 30 módulos de impresión, 25 blanco y negro y cinco a color y que se encuentran ubicados en puntos estratégicos de todo el campus, que incluye las cuatro salas de cómputo y 32 bibliotecas y colegios residenciales que acumulan cerca de 600 computadores, con ello los estudiantes no necesitan ir hasta una sala de cómputo para imprimir, ya que lo pueden realizar desde sus equipos portátiles utilizando la red inalámbrica y recoger la impresión en el módulo mas cercano. La solución Lexmark de impresión consiste en kioscos con pantalla “touch screen” e impresora Lexmark monocromática o color y el software Uniprint de la empresa Pharos, socio tecnológico de Lexmark.

A través de la solución de impresión, los alumnos mandan su trabajo de impresión a su servidor de impresión donde quedan almacenados hasta que los alumnos físicamente inician la impresión desde uno de los 30 módulos de impresión. El procedimiento consiste en ingresar su número de estudiante y password en la pantalla. Inmediatamente la solución de impresión Lexmark le trae a una pantalla donde le aparecen todos los trabajos de impresión de ese estudiante, con el número de páginas a imprimir y su costo de impresión asociado. El estudiante puede escoger cuál documento o cuales documentos desea imprimir en ese momento, o puede eliminar documentos que ya no le interese imprimir y así no incurrir en el gasto de la impresión. Y una vez el estudiante acepta la impresión la impresora imprime el documento, que sale en ese momento por una ventanilla y el cargo es automáticamente descontado de su cuenta.

Juan Carlos Jenkins, líder del proyecto de Tecnificante, comenta: “Hasta el momento no han bajado las impresiones, de hecho podríamos decir que han subido un poco; una característica principal para poder aceptar este proyecto es que fuera autosustentable, la idea no es lucrar con el servicio, si no dar una atención especializada a los alumnos y que no se convirtiera en un costo elevado para la institución”.

“Las negociaciones con Lexmark son favorables, ya que a través del esquema de outsourcing proporciona una persona que está tiempo completo con nosotros para resolver cualquier problema, se hicieron los módulos especiales para la universidad y han estado trabajando muy bien en la implementación”.

La instalación de los módulos de impresión fue realizada por Lexmark con un diseño especial para la UDLA que fuera funcional y acorde a la imagen, bajo la aprobación de ambas partes, los equipos utilizados son la T632n que imprime más de 38 páginas por minuto en blanco y negro y la C912n con impresión a color y hasta 28 páginas por minuto. Este proceso de implementación se realizó en menos de un mes, tomando en cuenta las pruebas de campo, diseño del módulo, arreglos necesarios e implementación  en todo el campus, así como pruebas técnicas y de uso a los equipos por parte de los estudiantes

Una de las principales ventajas es que los estudiantes cuentan con los servicios de impresión las 24 horas del día, los 7 días de la semana, desde cualquier lugar de la universidad sin tener que contar con personal especializado que este pendiente de los equipos. “El proyecto es general también nos otorgó más beneficios, por ejemplo, pudimos poner un multifuncional X912 en rectoría y ya tenemos otros tres equipos centralizados que estarán instalando en el área de tecnología de la información y que forman parte del proyecto de outsourcing con Lexmark y del cual estamos seguros nos aportará grandes beneficios a esta área”.

Finalmente Jenkins comentó “Hemos sentido un apoyo muy fuerte por parte de Lexmark, en realidad no nos sentimos solos en el proyecto, nos sentimos con un socio tecnológico que siempre ha estado ahí para cualquier duda o comentario que hemos hecho, como lo que fue el caso de los nuevos muebles para los módulos de impresión, lo que siempre nosotros hemos buscado es tener un aliado más que un proveedor”. Para una segunda etapa del proyecto se estará evaluando la posibilidad según el trafico de alumnos, de incrementar el número de equipos: por lo pronto el sistema tiene gran aceptación entre la población estudiantil.